In sintesi: la cooptazione è la procedura, prevista dall’art. 2386 del Codice Civile, con cui il consiglio di amministrazione sostituisce direttamente un consigliere venuto a mancare durante il mandato (per dimissioni, morte o decadenza), senza convocare subito l’assemblea. È ammessa solo se nel CdA resta la maggioranza di amministratori nominati dall’assemblea, richiede l’approvazione del collegio sindacale se presente e ha effetto fino alla prima assemblea utile, che deve confermare o meno il consigliere cooptato.
Durante il mandato triennale può capitare che un consigliere lasci il proprio incarico: un socio che si dimette per motivi personali, che cessa il rapporto con la cooperativa o che perde i requisiti per restare in carica. In teoria, ogni volta dovrebbe essere l’assemblea dei soci a nominare il sostituto.
Nella pratica, soprattutto nelle cooperative con molti soci, convocare un’assemblea straordinaria solo per questo è oneroso e rallenta la gestione.
Per questo il Codice Civile mette a disposizione uno strumento più snello: la cooptazione. Vediamo quando si può usare, quali limiti ha, come si svolge e quali adempimenti comporta per la cooperativa.
Il quadro di partenza: come deve essere composto il CdA di una cooperativa
Per capire la cooptazione bisogna partire dalle regole sulla governance cooperativa, profondamente modificate dalla Legge di Bilancio 2018 (L. 205/2017, art. 1, comma 936), di cui avevamo parlato nel videoblog sulle novità sulla governance delle cooperative. Dal 1° gennaio 2018, in base all’art. 2542 c.c.:
- l’amministrazione della cooperativa è affidata esclusivamente a un organo collegiale di almeno 3 componenti: non è più possibile nominare un amministratore unico, né nelle cooperative che seguono le norme della spa né in quelle che seguono le norme della srl;
- gli amministratori restano in carica per non più di 3 esercizi e scadono con l’assemblea che approva il bilancio dell’ultimo esercizio del mandato;
- la maggioranza degli amministratori deve essere scelta tra i soci cooperatori (o tra le persone indicate dai soci cooperatori persone giuridiche).
Proprio perché il CdA deve avere una composizione minima, l’uscita anche di un solo consigliere può incidere sul corretto funzionamento dell’organo.
Le regole su nomina, rinnovo e clausole statutarie sono approfondite nell’articolo sul consiglio di amministrazione della cooperativa.
Che cos’è la cooptazione e cosa prevede l’art. 2386 c.c.
La cooptazione è la nomina di un nuovo amministratore da parte degli stessi consiglieri rimasti in carica, anziché da parte dell’assemblea. L’art. 2386 c.c., rubricato “Sostituzione degli amministratori”, stabilisce in sostanza che:
- se nel corso dell’esercizio vengono a mancare uno o più amministratori, gli altri li sostituiscono con una deliberazione approvata dal collegio sindacale, purché la maggioranza sia sempre costituita da amministratori nominati dall’assemblea; i consiglieri così nominati restano in carica fino alla prossima assemblea;
- se invece viene meno la maggioranza degli amministratori di nomina assembleare, i consiglieri rimasti devono convocare l’assemblea perché provveda alla sostituzione;
- salvo diversa previsione dello statuto o dell’assemblea, gli amministratori nominati in sostituzione scadono insieme a quelli già in carica.
La norma è dettata per le società per azioni e si applica direttamente alle cooperative che adottano la disciplina della spa.
Per le cooperative che applicano le norme della srl (art. 2519, comma 2, c.c.) è consigliabile che lo statuto richiami espressamente la cooptazione, così da evitare incertezze interpretative.
Se stai redigendo o aggiornando lo statuto, trovi le clausole da prevedere nella guida a cosa deve contenere lo statuto delle cooperative.
Quando si può ricorrere alla cooptazione
La cooptazione è ammessa quando ricorrono entrambe queste condizioni:
- un consigliere cessa anticipatamente dall’incarico per dimissioni, morte o decadenza (ad esempio per perdita dei requisiti di onorabilità o per il venir meno della qualità di socio, se richiesta dallo statuto);
- dopo la cessazione, nel CdA resta in carica la maggioranza di consiglieri nominati dall’assemblea.
Un esempio pratico
Una cooperativa ha un CdA di 5 membri, tutti nominati dall’assemblea. Un consigliere si dimette: ne restano 4, tutti di nomina assembleare, quindi il consiglio può cooptare il sostituto.
Se l’anno successivo si dimettono altri due consiglieri, nel CdA resterebbero 2 membri nominati dall’assemblea e 1 cooptato: la maggioranza assembleare non c’è più (2 su 5 previsti) e i consiglieri rimasti devono convocare l’assemblea.
Quando la cooptazione non è ammessa
| Situazione | Cosa succede |
| L’amministratore cessa per scadenza naturale del mandato | Serve la nomina assembleare: il rinnovo spetta all’assemblea che approva il bilancio |
| L’amministratore viene revocato dall’assemblea | È la stessa assemblea che provvede alla sostituzione |
| Il consigliere cooptato non è stato confermato dall’assemblea | Il CdA non può cooptarlo di nuovo né aggirare la decisione dei soci |
| L’assemblea ha nominato meno consiglieri del massimo statutario e il CdA vuole “completarsi” | Non si tratta di sostituzione: l’integrazione spetta ai soci |
| Viene meno la maggioranza di consiglieri di nomina assembleare | Obbligo di convocare l’assemblea per la sostituzione |
Occorre poi rispettare in ogni caso i requisiti dell’art. 2542 c.c.: se il consigliere uscente era un socio cooperatore e con la sua sostituzione i soci non fossero più la maggioranza del CdA, il consiglio dovrà cooptare un socio.
La procedura di cooptazione passo passo
- Presa d’atto della cessazione. Il CdA verifica la causa dell’uscita del consigliere (lettera di dimissioni, certificato di morte, causa di decadenza) e ne prende atto a verbale.
- Verifica dei presupposti. Si controlla che resti la maggioranza di amministratori nominati dall’assemblea e che lo statuto non escluda o disciplini diversamente la cooptazione.
- Scelta del sostituto. Il candidato deve possedere i requisiti previsti da legge e statuto, tenendo conto della prevalenza dei soci cooperatori nel CdA.
- Delibera del CdA. La delibera si adotta con le regole ordinarie: riunione regolarmente convocata dal presidente, quorum costitutivo e deliberativo previsti dallo statuto, voto a maggioranza e redazione del verbale nel libro delle adunanze e delle deliberazioni del CdA.
- Approvazione del collegio sindacale. Se la cooperativa ha l’organo di controllo, la delibera deve essere approvata dal collegio sindacale.
- Accettazione e iscrizione al Registro Imprese. Il consigliere cooptato accetta la carica; la nomina va comunicata al Registro Imprese entro 30 giorni (art. 2383 c.c.), insieme alla cessazione del consigliere uscente.
- Ratifica in assemblea. Alla prima assemblea utile va inserito all’ordine del giorno il punto sulla conferma del consigliere cooptato.
Tutti i verbali devono essere correttamente trascritti e conservati: sono documenti che il revisore controlla puntualmente. Per un riepilogo leggi il nostro articolo sui libri sociali della cooperativa e la guida alla revisione delle cooperative.
Quanto dura in carica il consigliere cooptato
Il consigliere nominato per cooptazione resta in carica fino alla prossima assemblea. Non è necessario convocarne una apposita: basta la prima assemblea “naturale”, come quella di approvazione del bilancio d’esercizio della cooperativa.
È però indispensabile che la conferma sia oggetto di una delibera formale, con un punto specifico all’ordine del giorno: anche se in alcuni casi la ratifica è stata ritenuta implicita in decisioni che presuppongono la carica, affidarsi a questa interpretazione espone la cooperativa a contestazioni.
Le conseguenze della decisione assembleare sono due:
- se l’assemblea conferma il cooptato, questi resta in carica e, salvo diversa previsione, scade insieme agli altri consiglieri, alla fine del mandato triennale in corso;
- se l’assemblea non lo conferma, il consigliere cooptato decade e l’assemblea stessa provvede a nominare un sostituto.
Gli atti compiuti dal consigliere cooptato fino alla mancata conferma restano comunque validi, perché al momento della loro adozione era regolarmente in carica.
Dimissioni del consigliere: quando hanno effetto
Un aspetto collegato alla cooptazione riguarda la decorrenza delle dimissioni. In base all’art. 2385 c.c., le dimissioni del consigliere hanno effetto immediato se nel CdA resta la maggioranza dei componenti.
Se invece con le dimissioni viene meno la maggioranza, l’efficacia è sospesa fino a quando il consiglio non si è ricostituito con l’accettazione dei nuovi amministratori nominati dall’assemblea.
Il dimissionario, in questo periodo, resta in carica in regime di prorogatio.
Se lo statuto prevede la clausola “simul stabunt, simul cadent”, la cessazione di alcuni consiglieri determina la decadenza dell’intero CdA: in questo caso non si coopta, ma si convoca l’assemblea per nominare un nuovo consiglio.
Errori frequenti nella sostituzione dei consiglieri
- Cooptare quando la maggioranza assembleare è già venuta meno, ad esempio perché nel CdA ci sono già consiglieri cooptati non ancora confermati.
- Dimenticare l’approvazione del collegio sindacale, quando presente.
- Non inserire la ratifica all’ordine del giorno della prima assemblea.
- Omettere l’iscrizione al Registro Imprese della cessazione e della nuova nomina.
- Alterare la prevalenza dei soci cooperatori nel CdA con la nomina di un non socio.
- Riconoscere un compenso al cooptato senza delibera: anche per lui valgono le regole illustrate nell’articolo sui compensi degli amministratori.
Una procedura chiara per gestire le sostituzioni nell’organo amministrativo è parte integrante degli adeguati assetti organizzativi richiesti a ogni cooperativa.
Domande frequenti sulla cooptazione nelle cooperative
Chi nomina il sostituto se un consigliere si dimette?
Se nel CdA resta la maggioranza di amministratori nominati dall’assemblea, possono nominarlo gli altri consiglieri tramite cooptazione. Altrimenti, i consiglieri rimasti devono convocare l’assemblea dei soci.
Il consigliere cooptato deve essere un socio?
Non necessariamente, ma la maggioranza del CdA deve sempre essere composta da soci cooperatori. Se la nomina di un non socio facesse venir meno questa prevalenza, occorre cooptare un socio.
Serve convocare un’assemblea apposita per confermare il cooptato?
No. È sufficiente la prima assemblea ordinaria utile, ad esempio quella di approvazione del bilancio, purché la conferma sia inserita espressamente all’ordine del giorno.
Cosa succede se l’assemblea non conferma il consigliere cooptato?
Il consigliere decade e l’assemblea nomina un nuovo amministratore. Il CdA non può cooptare nuovamente la stessa persona.
La cooptazione vale anche per le cooperative srl?
L’art. 2386 c.c. è scritto per le spa: nelle cooperative che applicano le norme della srl è prudente prevedere espressamente la cooptazione nello statuto.
Ti serve aiuto per gestire il CdA della tua cooperativa?
Dimissioni di un consigliere, rinnovo del consiglio, adeguamento dello statuto: sono passaggi in cui un errore formale può costare caro in sede di revisione. Affianchiamo cooperative in tutta Italia fin dalla costituzione e poi nella gestione quotidiana, con la contabilità e il bilancio. Prenota una consulenza o contattaci per verificare insieme la situazione del tuo consiglio di amministrazione.
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